Les standardistes électroniques, parfois connus sous le nom "réceptionnistes numériques", sont des menus vocaux préenregistrés qui offrent aux appelants des options de transfert. L'utilisation d'un système de réception automatique peut être considéré rentable car il remplace ou vient en aide à un opérateur/réceptionniste humain en automatisant les procédures de transfert des appels entrants.
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REMARQUE : Vous devez être dans la section "Gérer l'organisation" pour accéder à l'onglet Standardistes électroniques. |
CRÉATION DE STANDARDISTES ÉLECTRONIQUES
Au cours de votre processus d'intégration, un agent de net2phone Canada vous aidera à créer des standardistes électroniques selon votre flux d'appels. Si vous souhaitez ajouter des standardistes électroniques ultérieurement, vous pouvez le faire dans cette section.
Pour ajouter un standardiste électronique, cliquez sur le bouton Ajouter un standardiste et inscrivez le nom, numéro de poste et choisissez une plage horaire.
ICONOGRAPHIE DE STANDARDISTE ÉLECTRONIQUE
Modifier le message d'accueil ou le fichier audio
Jouer le message d'accueil ou le fichier audio
Gérer les fichiers audio et les messages d'accueil
Télécharger un fichier audio .wav
Supprimer un message d'accueil ou un fichier audio
GESTION DES STANDARDISTES ÉLECTRONIQUES
Si votre organisme dispose d'un ou de plusieurs standardistes électroniques, les gestionnaires de bureau peuvent les modifier dans cette section. Vous pouvez modifier l'enregistrement et le nom d'un standard automatique, mais pas son numéro de poste.
Pour écouter le message d'accueil d'un standardiste électronique, vous pouvez cliquer sur l'icône de lecture à gauche de celui-ci.
Pour modifier un standardiste électronique, vous pouvez cliquer sur son nom ou sur l'icône du crayon pour faire apparaître le menu contextuel de modification.
Dans le menu d'édition d'un standardiste électronique, vous avez accès à trois sections:
- Messages d'accueil
- Message de menu
- Menu de clavier téléphonique
MESSAGES D'ACCUEIL
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REMARQUE: les messages d'accueil peuvent être délicats. Nous vous recommandons de consulter un membre de notre équipe d'assistance technique avant de mettre en place un message d'accueil. |
Le message d'accueil est diffusé avant le message du standardiste électronique. Le message d'accueil ne sera diffusé qu'une seule fois, même si vous choisissez de répéter le(s) message(s) du standardiste électronique. Vous pouvez créer plusieurs messages d'accueil pour un standardiste électronique, par exemple pendant les heures de bureau, après les heures de bureau et pendant les vacances. Vous pouvez accéder à vos messages d'accueil en sélectionnant un standardiste électronique et en cliquant sur l'icône du haut-parleur située à côté de Messages d'accueil.
Dans le menu contextuel Gérer les messages d'accueil, vous pouvez modifier, supprimer et ajouter vos messages d'accueil. Pour ajouter un nouveau message d'accueil, vous pouvez soit télécharger votre message ou l'enregistrer.
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REMARQUE : Tous les messages d'accueil doivent être liés à une plage horaire. |
MESSAGE DE MENU (GÉRER LE FICHIER DE SON)
Sous la section Message de menu, vous pouvez voir le nom du message du standardiste électronique répertorié, une icône de lecture (si un message a été crée) ainsi qu'une icône de crayon. Vous pouvez accéder au menu contextuel Gérer le fichier de son en cliquant sur l'icône du crayon. Dans la fenêtre contextuelle Gérer le fichier de son, vous pouvez modifier la description du message d'accueil (c'est-à-dire le nom) et modifier le message d'accueil en téléchargeant ou en enregistrant un nouveau message de standardiste électronique, ou encore, en utilisant la fonction Text-To-Speech.
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REMARQUE : contrairement aux messages d'accueil, vous ne pouvez avoir qu'un seul message de standardiste électronique à la fois. Nous vous recommandons de toujours télécharger et sauvegarder les messages du standardiste électronique avant d'en enregistrer ou d'en télécharger de nouveaux, au cas où vous souhaiteriez réutiliser un ancien message du standardiste électronique. |
OPTIONS DU STANDARDISTE ÉLECTRONIQUE (MENU DE CLAVIER TÉLÉPHONIQUE)
Vous pouvez configurer les options du standardiste électronique dans cette section. Sur l'image ci-dessus, aucune option n’est ouverte, car chacune a une icône en dessous. Lorsque vous cliquez sur un numéro sans icône, vous pouvez choisir la fonction exécutée par cette option du pavé numérique.
Options
Utilisateur – connecte l'appel au poste d'un utilisateur.
File d'attente – connecte l'appel à une file d'attente.
Répertoire – connecte l'appel à un répertoire d'entreprise. Le message d'incitation demande à l'appelant de composer les trois premiers chiffres du nom de famille du destinataire. Si plusieurs employés portent les trois mêmes chiffres, le message d'incitation demandera ensuite à l'appelant d'appuyer sur 1 pour la première personne, sur 2 pour la deuxième personne, et ainsi de suite.
Messagerie vocale – connecte l'appel à une messagerie vocale spécifique.
Numéro externe – redirige l'appel vers un numéro externe
Écouter le message – permet d'écouter un message supplémentaire.
Répéter le message – répète le message du standardiste électronique.
Ajouter un niveau – permet d'ajouter un menu supplémentaire incluant un message supplémentaire avec des options supplémentaires.
Options "Si aucune touche n'est sélectionnée" et "Si une touche non assignée est sélectionnée"
When auto attendants are in place, callers may accidentally press an unassigned key, or not press any key at all. To access your options for No Key and Unassigned Key, you can click the Options button, and a pop-up menu appears.
Lorsque des standardistes électroniques sont en place, les appelants peuvent accidentellement appuyer sur une touche non assignée ou ne pas appuyer sur une touche du tout. Pour accéder aux options si aucune touche n'est sélectionnée et si une touche non assignée est sélectionnée, vous pouvez cliquer sur le bouton Options (roue dentée) et un menu contextuel s'affichera.
Cette fonction permet de contrôler ce qui se passe lorsqu'aucune touche n'est sélectionnée ou qu'une touche non assignée est sélectionnée. Les options sont les suivantes : répéter le message d'accueil, raccrocher ou suivre l'une des touches configurées du clavier de numérotation.
Attention!
Activer la composition par poste est cochée par défaut. Il est important que cette option reste activée, car si elle n'est pas cochée, l'appelant n'a pas la possibilité de choisir les options du standard automatique.
